色彩管理能在完成色彩生产任务时对色彩用户减少总时数和材料量如此可轻易节省时间和金钱。可让使用者在不同的输入和输出装置使色彩能搭配，提前看出何种色彩不能在特定装置上精确复制以及在另一装置上仿真此装置的色彩范围，达到精确、可重复的色彩复制牵涉用软件和硬件来校准和用数据曲线来表示输入和输出装置。
1980 年代末，数家领导色彩技术的公司为解决彩色桌上出版系统在装置间色彩不搭配的问题所建立的一套解决方法而发展成的应用软件，通称为色彩管理系统或简称 CMS。可是早期的色彩管理系统并未被普遍采用，其基本问题之一是每种装置使用不同的架构，为了执行色彩搭配功能，应用制造商须对它创造一些特定需求，因为没有通用的色彩管理架构可以使用，每个应用本身都必须配合硬件供货商，当然新改良的CMS不断推出，可是在源文件和结果间并没有一致的兼容性。
色彩管理软件是系统软件，对输入装置、显示器、应用和输出装置之间作为交换和搭配色彩信息提供综合的架构。应用程序界面(API)是一种架构可让应用和驱动程序从特定程序或系统中要求扩充功能。苹果公司发展的色彩管理软件应用程序界面能使应用和驱动程序从色彩搭配模块(CMM)要求色彩搭配功能。如同许多其它类似软件，软件研发人员能在没有广泛发展或共同研究下完全利用色彩管理软件的开放架构。当研发人员如Adobe想在其应用中执行色彩管理软件时，他们只要写入代码连到此应用程序界面，便能回到应用程序界面来完成色彩搭配。
测量装置的发展已与彩色桌上出版应用程序或色彩管理系统平行发展。这些测量装置是作色彩管理的授权技术，在没有测量装置之前，印刷机上的色彩控制主要是靠肉眼来判断和调整，但会受到许多因素的影响。下列三种装置能在印刷生产作业流程中用来测量彩色：
1. 密度计(densitometer)测量与计算已知反射或透射物体光量多寡的光电装置，密度计是一项简单装置主要用于印刷、印前及摄影应用以决定测量色彩的强度。
2. 色度计(colorimeter)测量光时系与人类眼睛类似的模式将光分成红、绿、蓝三种色光，然后使用CIE色彩空间来决定色彩数值，再将量测结果转换成可看见的色彩空间图。
3. 分光光度计(spectrophotometer)沿物体反射的可见光谱中几个间隔测量的总光能，其结果是将一套复杂反射值资料用可看见的光谱曲线来叙述。分光光度计是最精确、有用和灵活的装置，因为它集聚完整的色彩信息可经过简单计算变成色度计或浓度计资料。
